Un problema che molti imprenditori si ritrovano ad affrontare nel momento in cui il numero di clienti aumenta riguarda l’ordine e l’organizzazione dei documenti in ufficio.
Ordine ed organizzazione dovrebbero essere in realtà due aspetti considerati già durante la fase iniziale di scelta dei mobili per l’ufficio, in previsione della creazione di uno spazio di archiviazione.
Le esigenze di archiviazione di un’azienda differiscono da una realtà all’altra, quindi difficilmente si può definire il modus operandi ideale per archiviare pratiche e documenti.
Se sul metodo viene lasciato molto campo libero, quello su cui qualsiasi esperto di arredamento per l’ufficio non transige è il bisogno di utilizzare armadi, librerie e scaffali per creare l’archivio dell’ufficio.
Avere un ufficio funzionale ed operativo, ecco i vantaggi
Prova ad immaginare cosa potrebbe pensare un cliente vedendoti sparire per molto tempo alla ricerca di una pratica o di un documento che lo riguarda: certamente il livello di fiducia nei tuoi confronti diminuirebbe fortemente.
Queste spiacevoli situazioni possono essere evitate proprio realizzando uno spazio di archiviazione funzionale ed operativo.
Raggiungere una buona condizione di ordine favorisce non solo il rapporto con il cliente ma aiuta anche i dipendenti dell’ufficio a lavorare senza stress.
La caccia al documento perduto termina, anzi possiamo dire che non inizia affatto, acquistando armadi, librerie, pareti attrezzate o scaffali e mensole.
Consigli per utilizzare i tuoi mobili per l’ufficio
La scelta del tipo di armadio o del modello di libreria, i colori, i materiali dipendono chiaramente dallo stile dell’arredamento presente in ufficio, dal budget a disposizione e ovviamente dai gusti personali di ciascun imprenditore.
Di consigli su come scegliere i mobili per l’ufficio ne avrai trovati sicuramente infiniti nel corso delle tue ricerche: la cosa migliore da fare è cercare di fare una piccola selezione, seguendo quelli che si adattano meglio alla tua situazione.
Nel caso specifico dei mobili destinati a creare lo spazio di archiviazione, identificare in modo preciso i tuoi bisogni, individuare tutte le tipologie di pratiche presenti nel tuo ufficio e cercare di creare delle macrocategorie ti permette di usufruire di un grande vantaggi: avere le idee chiare fin dall’inizio.
1 . Il metodo delle macroaree di intervento
Molti imprenditori consigliano di utilizzare il metodo delle macroaree di intervento per strutturare lo spazio di archiviazione dell’ufficio, associando ad ognuna un colore ed i rispettivi clienti.
Come si può facilmente intuire, questo approccio porta via del tempo ma il risultato finale è davvero di qualità e permette all’imprenditore e a tutti i dipendenti dell’ufficio di non avere più problemi.
2 . La scelta del luogo dove realizzare l’archivio: il tema della distanza
Non è assolutamente vero che una stanza vale l’altra quando si mette mano all’archivio dell’ufficio.
L’ideale secondo gli esperti sarebbe scegliere un luogo facilmente raggiungibile da tutti in qualsiasi momento, senza fare lo slalom tra gli altri dipendenti o senza dover passare nelle stanze dei colleghi (soprattutto quando hanno a che fare con i clienti).
Ecco che la divisione in macroaree torna utile.
Associa ad ogni reparto del tuo ufficio una macroarea e nell’armadio o nella libreria riponi i fascicoli dei clienti che hai associato a quell’area di intervento.
Ti consiglio di archiviare nella tua stanza i fascicoli dei dipendenti più importanti, quelli che hai intenzione di seguire in prima persona e di lasciare ai tuoi collaboratori il resto.
3 . Non dimenticare la cancelleria
Archiviare pratiche e documenti permette di avere un ufficio davvero in ordine, ma per un risultato finale impeccabile è necessario riporre a dovere anche tutta la cancelleria.
Un ufficio di medie dimensioni ha molta cancelleria, dunque acquistare un armadio è una scelta consigliata anche in questo caso: acquistare un modello dotato di serratura permette certamente di tenere la situazione sottocontrollo e di evitare sprechi.
